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Firmar electrónicamente trámites administrativos

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autoría: Izaskun Zuntzunegi Legarreta, 

Hace ya algún tiempo que existe la posibilidad de firmar documentos sin movernos de nuestro sitio, y, aunque al principio el nuevo sistema puede parecernos complicado, una vez que aprendemos a utilizarlo, podemos apreciar sus múltiples ventajas.

Firmar de forma electrónica supone algo más que escanear nuestra firma e insertarla en un documento. Requiere un proceso que explicaremos paso a paso a continuación.

¿Por qué optar por la firma electrónica?

Sustituir la firma manual por la electrónica proporciona ciertas ventajas, ya que tiene la misma validez legal que la manuscrita y resulta mucho más cómoda. También es más ecológica, económica y segura.


¿Qué necesitamos para firmar de forma electrónica?

Debemos señalar que sólo se pueden firmar electrónicamente documentos con formato PDF. Si el documento que queremos firmar está en formato Word, por ejemplo, debemos convertirlo previamente en PDF

Para firmar un PDF necesitamos estos dos recursos:

  • Certificado digital

El certificado digital es un documento electrónico que certifica que una firma electrónica corresponde a una persona concreta. Contiene la información necesaria para firmar electrónicamente y para identificar a la persona que firma mediante dichos datos.

Una de las principales ventajas que ofrece la certificación digital es que nos posibilita realizar numerosos trámites de forma segura y sin necesidad de desplazarnos físicamente.

Estos certificados permiten realizar trámites de forma sencilla y rápida, tanto con los servicios públicos como con cualquier entidad que utilice este sistema.

  • Programa informático

Para firmar documentos de forma electrónica, es necesario tener instalado el programa Acrobat Reader (u otro que permita abrir documentos en formato PDF).

Mediante dicho programa, es suficiente con abrir el documento y firmarlo digitalmente. Puede que haya alguna diferencia según el programa utilizado, pero, en cualquier caso, la ruta será similar a esta: Herramientas / Certificados / Firma digital

Debes rellenar paso a paso lo indicado por el programa y, en último término, señalar mediante el cursor el lugar en el que quieres ubicar la firma. A continuación, podrás seleccionar el certificado con el que quieres firmar (en caso de que tengas más de uno; personal y profesional, por ejemplo) y, por último, se te requerirá la contraseña de tu tarjeta o certificado digital.

Para finalizar, el programa insertará la firma que contiene varios datos de la persona firmante, así como un código alfanumérico. Una vez finalizado el proceso, el documento estará listo para ser enviado: firmado y con validez legal.


¡Cuidado con los datos de la firma!

Es habitual que se indiquen en la firma el nombre, la fecha de firma, el DNI… pero, según la Ley de Protección de Datos, el DNI y la firma son datos personales, por lo que debemos tener mucho cuidado a la hora de publicarlos.

No deberíamos publicar el número del DNI o documento equivalente y, en caso de hacerlo, no deberíamos hacerlo junto con el nombre y apellidos. No es necesario aportar ese dato para conseguir una mayor transparencia, ya que esta se obtiene con la identificación del firmante.

Por ello, y en base a los derechos fundamentales de protección de datos de carácter personal, conviene crear una firma en la que sólo se visualice la fecha, la hora y el logo de la entidad (si hemos insertado ese último elemento).